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外国人在西班牙注册公司

中国出具西班牙委托书：海牙认证、视频签署与翻译

审核日期 7 分钟阅读Consult GlobalLex 团队

中国投资人要在西班牙使用委托书，有两条路。最直接的是在符合条件时通过视频连线，在西班牙公证员面前签署。另一条是在中国由具备公证职能的机关出具委托书，办理海牙认证（apostilla）并翻译成西班牙语，再交西班牙公证员判断是否足够。自2023年11月7日起，中国适用《海牙公约》，不再需要领事认证，只需海牙认证。

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问题

常住中国的企业主或投资人，常常需要有人在西班牙代表自己办事：设立公司、接受任职、到公证处签字、办理行政手续，或转让公司股权。本人无法亲自前往，想知道在中国签什么文件，西班牙公证处和商事登记处（Registro Mercantil）才不会退回。

最常见的误解是：只要在当地公证员或任何有公证资格的人面前签字，再盖上海牙认证章就可以。其实海牙认证只证明签名、签署人身份资格和印章是真实的（见1961年10月5日《海牙公约》第3条和第4条），并不证明外国机关做了与西班牙公证员相同的工作。文件即使办了海牙认证，仍可能被拒收。

关键在于“职能等同”。根据第29/2015号法律第60条，外国公文书要能办理登记，必须符合西班牙登记法规，并且出具文书的机关行使的职能与西班牙对应机关相当。司法确定性与公共信任总局（DGSJFP）2020年6月4日决议进一步指出：由在本国具有公信（fe pública）职能的人出具，并对立书人的身份和行为能力负责，才算职能等同。

因此在花钱办海牙认证和翻译之前，应先判断：你需要的这份委托书适合走哪条路，以及将接收它的西班牙公证员认不认。

适用对象

  • 居住在中国、想在西班牙设立或管理公司的董事、股东或投资人，包括从事电商平台销售的有限责任公司（SL）。
  • 需要在西班牙指定代理人，到公证处、商事登记处或行政机关办事的中国企业主。
  • 不出国就要买卖西班牙SL股权的外国股东。
  • 在西班牙收到中国出具的委托书，不确定公证员或登记处是否接受的一方。

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操作步骤

  1. 先判断能否用“特别委托书”并通过视频签署

    建议只授权具体事项，写成简短的特别委托书（poder especial）。根据《公证法》第17条之三（art. 17 ter），可以通过视频连线在西班牙公证员面前签署的包括：公司设立、商事任命与商事授权、向行政机关办事的委托，以及针对具体事项的委托。但一般委托书（poder general）和预防性委托书不能通过这种方式签署。

    如果符合条件，这是最省事的做法：委托书由西班牙公证员直接授权，不需要外国公证人、海牙认证，也不需要翻译。如果是公司出具的授权偏向概括性，请先问公证员该条b项是否适用，因为b项的措辞是“各类商事授权”。

  2. 准备视频签署的技术条件

    按照Portal Notarial del Ciudadano官方手册，签署人需要一台Windows 10或更高版本的电脑，带摄像头、麦克风，网络稳定。还需要有效的身份证件，证件号码要与数字证书以及在Portal的注册信息一致。此外要有欧盟信任服务商名单（lista de confianza europea）中任一机构签发的签名证书，并安装AutoFirma。Portal自己的证书要求在西班牙签发的DNI或TIE，没有这些证件的人用不了。

    另外，根据《公证条例》第150条，立书人必须听得懂西班牙语，或自行指定一名翻译。实践中，建议在签署前一天先用证书试登录Portal，不要等到签署当天。

  3. 不能视频签署时，在中国由具备公证职能的机关出具

    需要到本国一个具有公证职能的机关办理，并由其完整证明以下内容：立书人的身份、行为能力、权限是否足够、立书人了解并理解文件内容、在其面前自愿签字，以及文件符合当地法律。实践中，建议这部分证明文字与将接收委托书的西班牙公证员一起拟定，并要求出具机关完整签署，不要删减。

    只证明“某人在我面前签了字”的简单证明通常不够：这类公证人只对签名作证，不对身份、行为能力或内容作判断。如有需要，可以与西班牙公证员确认中国机关的做法是否满足职能等同，不要想当然。

  4. 办理海牙认证并翻译

    文件需要由中国主管机关加盖海牙认证，认证可加在文件本身或附页上（《公约》第4条）。根据HCCH公约状态表，中国自2023年11月7日起适用该公约，因此不再需要领事认证。

    随后，委托书必须翻译成西班牙语。《抵押法条例》第37条允许由语言翻译办公室（Oficina de Interpretación de Lenguas）、获授权的公务员或翻译人员，或公证员完成翻译。如果是电子方式设立SL，第14/2013号法律第15.3.a条要求提供海牙认证或领事认证，以及宣誓翻译（traducción jurada）。实践中，建议一律选择宣誓翻译。海牙认证和翻译各需多长时间，我们的资料中没有记载，确定签署日期前请向主管机关和翻译人员咨询。

  5. 提交西班牙公证员，必要时再到商事登记处

    西班牙公证员依据第24/2001号法律第98条判断外国文件是否足够，这项判断包含了对职能等同的判断。登记官只有给出明确理由，才能不采纳这一判断。没有事先与准备使用该委托书的公证处沟通，请不要直接提交。

    并非所有委托书都要登记。根据《商事登记条例》（RRM）第94条第1款，一般委托书必须登记，针对具体事项的委托书则不属于强制登记。如果代理人还要办理商事登记，请同时核对登记期限的计算方式。

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期限

《海牙公约》在中国生效：自该日起办理海牙认证，不再办理领事认证
自2023年11月7日起生效 · 来源
已接受的董事任命提交登记（如果委托书用于接受任命）
接受任命后的10日内（《公司法》LSC第215条） · 来源
文件提交后，商事登记处办理登记
自提交记录之日起十五日（《商法典》第18.4条）；该条未注明是工作日还是自然日 · 来源
电子方式设立SL时的公证预约
自开始办理起最多12个工作小时（horas hábiles）（第14/2013号法律第15.3.c条） · 来源

常见错误

在柜台式公证人处签一份只证明“已签字”的文件，然后办海牙认证。

海牙认证只证明真实性。应要求出具机关证明身份、行为能力、了解内容、自愿签字以及符合当地法律，并向西班牙公证员确认这样是否足够。

要求出具一般委托书，却打算通过视频签署。

《公证法》第17条之三把一般委托书和预防性委托书排除在视频方式之外。请改写为简短的特别委托书，或向公证员咨询公司的商事授权是否适用b项。

以为可以使用Portal Notarial自己的证书，但签署人没有西班牙的DNI或TIE。

该证书要求在西班牙签发的DNI或TIE。请先确认是否持有欧盟信任服务商名单中机构签发的证书，Portal接受这类证书。

翻译留到最后才做，或没有先问公证员是否接受。

先问公证处接受哪种翻译，并选择宣誓翻译。没有被接受的翻译，委托书无法提交。

想当然地认为委托书最终一定要在商事登记处登记。

针对具体事项的委托书不属于强制登记（《商事登记条例》第94条第1款）。请就具体情况向公证员或登记处核实是否要求登记。

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常见问题

在中国出具的委托书还需要领事认证吗？

不需要。中国自2023年11月7日起适用《海牙公约》，中国文件办理海牙认证即可，不再办理领事认证。海牙认证只证明签名、签署人资格和印章的真实性。

可以省去海牙认证和翻译吗？

可以，前提是该事项允许通过视频连线在西班牙公证员面前办理，因为这时委托书由西班牙公证员授权。这适用于特别委托书和针对具体事项的委托书，不适用于一般委托书和预防性委托书。

没有西班牙的DNI或TIE怎么办？

无法使用Portal Notarial自己的证书，因为它要求这两类证件。但可以使用欧盟信任服务商名单中机构签发的证书签署，条件是证书与你的身份证件一致，并已配合AutoFirma安装。

在西班牙公证员面前签字，我必须精通西班牙语吗？

立书人必须听得懂西班牙语，或由自己指定的翻译陪同，依据是《公证条例》第150条。该条并未要求翻译必须是宣誓翻译。

在中国办理海牙认证要多久？

我们的资料中没有记载。建议在确定签署日期前，向中国主管机关咨询，不要向第三方承诺具体时间。

委托书必须在商事登记处登记吗？

视类型而定。一般委托书必须登记，但为诉讼或针对具体事项出具的委托书不属于强制登记（《商事登记条例》第94条第1款）。

官方来源

Consult GlobalLex 团队

为亚马逊及各电商平台卖家、在西班牙创业的外国企业家和加那利群岛企业提供税务、会计与法律服务。西班牙税务局（AEAT）和社会保障总局（TGSS）的社会协作机构。

本文在人工智能辅助下撰写，并已逐项与所引用的官方来源核对。 审核日期 2026年10月6日.

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